Administrasi Sekretaris Desa sesuai Permendagri 47/2016
Dalam rangka Penyelenggaraan Pemerintahan Desa, Pelaksanaan Pembangunan, Pembinaan Kemasyarakatan dan Pemberdayaan Masyarakat, Kepala Desa berwenang melaksanakan Administrasi Pemerintahan Desa. Pelaksanaannya di dukung oleh Aparatur pelaksanan (Perangkat Desa sesuai Tugas Pokok Fungsinya).
Setiap kegiatan desa harus diadministrasikan dengan baik. Perangkat Desa sebagai unsur pembantu kepala desa wajib melaksanakan administrasi yang berkaitan dengan bidang tugasnya.
Administrasi Pemerintahan Desa adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai Pemerintahan Desa pada Buku Register Desa.
Secara umum Administrasi Desa dikelompokan kedalam 4 (empat) kelompok. Sebagaimana terdapat Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa.
- Administrasi Umum adalah pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan pemerintahan Desa pada Buku Administrasi Umum.
- Administrasi Penduduk adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kependudukan pada Buku Administrasi Penduduk.
- Administrasi Keuangan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pengelolaan keuangan Desa pada Buku Administrasi Keuangan.
- Administrasi Pembangunan adalah kegiatan pencatatan data dan informasi pelaksanaan pembangunan dan pemberdayaan masyarakat pada Buku Administrasi Pembangunan.
Selaian keempat kelompok tersebut Permendagri 47/2016 menyebutkan adanya Buku Administrasi lainnya.
Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Desa, pelaksanaan pembangunan, pembinaan kemasyarakatan, dan pemberdayaan masyarakat dimuat dalam Buku Administrasi Lainnya sesuai dengan kebutuhan.
Buku Administrasi Lainnya
Administrasi Lainnya meliputi:
- Kegiatan Badan Permusyawaratan Desa dalam buku administrasi Badan Permusyawaratan Desa;
- Kegiatan musyawarah Desa dalam buku musyawarah Desa; dan
- Kegiatan Lembaga Kemasyarakatan Desa/Lembaga Adat dalam buku Lembaga Kemasyarakatan Desa/Lembaga Adat.
Pendataan kegiatan dan tata cara pengisian buku Administrasi lainnyaditetapkan dengan Peraturan Bupati/Walikota.
Nah sambil menunggu Peraturan Bupati/ walikota yang mengatur Administrasi Pemerintahan Desa, ada baiknya kita simak lampiran Permendagri 47/2016 yang berisi contoh format dan cara pengisian Buku Administrasi Desa.
Pada kesempatan ini akan menyajikan Buku Administrasi Desa yang harus dikerjakan oleh Sekretaris Desa.
Administrasi Umum
Buku Adminstrasi Desa yang berkaitan dengan Administrasi Umum.
Terdiri dari :
- Buku Peraturan Di Desa;
- Buku Keputusan Kepala Desa;
- Buku Inventaris dan Kekayaan Desa;
- Buku Aparat Pemerintah Desa;
- Buku Tanah Kas Desa;
- Buku Tanah di Desa;
- Buku Agenda;
- Buku Ekspedisi; dan
- Buku Lembaran Desa dan Buku Berita Desa.
Format Buku dan Cara Pengisian Buku Administrasi Umum
A.1 Buku peraturan Desa
 |
| Buku Format Peraturan Desa |
Cara Pengisian Buku Peraturan Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan banyaknya Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa yang dicatat.
Kolom 2: Diisi dengan jenis peraturan di Desa yaitu Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa
Kolom 3: Diisi dengan nomor dan tanggal, bulan, tahun ditetapkannya Peraturan Desa, Peraturan Bersama Kepala Desa atau Peraturan Kepala Desa.
Kolom 4: Diisi dengan judul/penamaan Peraturan Desa, Peraturan Bersama Kepala Desa atau Peraturan Kepala Desa.
Kolom 5: Diisi secara jelas dan singkat tentang materi pokok pada Peraturan Desa, Peraturan Bersama Kepala Desa atau Peraturan Kepala Desa yang telah ditetapkan
Kolom 6: Diisi Tanggal, Bulan, dan Tahun dari kesepakatan pemerintah desa dan BPD (khusus untuk peraturan Desa)
Kolom 7: Diisi dengan nomor surat pengantar dan tanggal, bulan dan tahun pelaporan kepada Bupati/Walikota.
Kolom 8: Diisi dengan tanggal dan nomor sesuai dengan diundangkannya dalam lembaran desa.
Kolom 9 Diisi dengan tanggal dan nomor sesuai dengan diundangkannya dalam Berita Desa
Kolom 10: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu.
A.2 Buku Keputusan Kepala Desa
 |
| Format Buku Keputusan Kepala Desa |
Cara Pengisian Buku Keputusan Kepala Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan banyaknya Keputusan Kepala Desa yang dicatat.
Kolom 2: Diisi dengan nomor dan tanggal, bulan, tahun dari Keputusan Kepala Desa.
Kolom 3: Diisi dengan judul/penamaan keputusan Kepala Desa.
Kolom 4: Diisi secara jelas dan singkat tentang materi pokok pada Keputusan Kepala Desa yang dicatat
Kolom 5: Diisi dengan nomor surat pengantar dan tanggal, bulan dan tahun pelaporan kepada Bupati/Walikota.
Kolom 6: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu.
A.3 Buku Inventaris dan Kekayaan Desa
 |
| Format Buku Inventaris dan Kekayaan Desa |
Cara Pengisian Buku Inventaris dan Kekayaan Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan jumlah/jenis inventaris dan kekayaan milik Pemerintah Desa
Kolom 2: Diisi dengan jenis barang/bangunan yang merupakan inventaris dan kekayaan milik Pemerintah Desa
Kolom 3: Diisi dengan jumlah barang/bangunan yang dibeli atau dibiayai sendiri oleh Pemerintah Desa
Kolom 4: Diisi dengan jumlah barang/bangunan yang diperoleh dari bantuan Pemerintah
Kolom 5: Diisi dengan jumlah barang/bangunan yang diperoleh dari bantuan Pemerintah Provinsi
Kolom 6: Diisi dengan jumlah barang/bangunan yang diperoleh dari bantuan Pemerintah Kab./Kota
Kolom 7: Diisi dengan jumlah barang/bangunan yang diperoleh dari sumbangan
Kolom 8: Diisi dengan jumlah barang/bangunan berdasarkan keadaan pada awal tahun dalam keadaan baik
Kolom 9: Diisi dengan jumlah barang/bangunan berdasarkan keadaan pada awal tahun dalam keadaan rusak
Kolom 10: Diisi dengan jumlah barang/bangunan yang dihapus karena rusak
Kolom 11: Diisi dengan jumlah barang / bangunan yang dihapus karena dijual
Kolom 12: Diisi dengan jumlah barang / bangunan yang dihapus karena disumbangkan
Kolom 13: Diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun penghapusan
Kolom 14: Diisi dengan jumlah barang/bangunan berdasarkan keadaan pada akhir tahun dalam keadaan baik
Kolom 15: Diisi dengan jumlah barang/bangunan berdasarkan keadaan pada akhir tahun dalam keadaan rusak
Kolom 16: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu
A.4 Buku Aparat Pemerintah Desa
 |
| Format Buku Aparat Pemerintah Desa |
Cara Pengisian Buku Aparat Pemerintah Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan jumlah Aparat Pemerintahan Desa termasuk anggota BPD.
Kolom 2: Diisi dengan nama lengkap.
Kolom 3: Diisi dengan Nomor Induk Aparat Pemerintah Desa bagi perangkat desa yang bukan berasal dari Pegawai Negeri Sipil.
Kolom 4: Diisi dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) bagi aparat Pemerintahan Desa yang berasal dari Pegawai Negeri Sipil.
Kolom 5: Diisi dengan jenis kelamin, L (untuk Laki-Laki), dan P (untuk Perempuan).
Kolom 6: Diisi dengan tempat lahir, tanggal, bulan, dan tahun kelahiran.
Kolom 7: Diisi sesuai dengan Agama dan Kepercayaan.
Kolom 8: Diisi dengan pangkat/golongan aparat desa bagi Pegawai Negeri Sipil.
Kolom 9: Diisi dengan nama jabatan masing-masing Perangkat Desa dan anggota BPD.
Kolom 10: Diisi dengan pendidikan formal terakhir.
Kolom 11: Diisi dengan nomor, tanggal, bulan dan tahun keputusan pengangkatan perangkat desa dan anggota BPD.
Kolom 12: Diisi dengan nomor, tanggal, bulan dan tahun keputusan pemberhentian.
Kolom 13: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu.
A.5 Buku Tanah Kas Desa
 |
| Format Buku Tanah Kas Desa |
Cara Pengisian Format Buku Tanah Kas Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan jumlah tanah kas Desa
Kolom 2: Diisi dengan asal tanah kas Desa.
Kolom 3: Diisi dengan nomor sertifikat, atau buku Letter C, atau Persil.
Kolom 4: Diisi dengan luas tanah kas Desa dalam meter persegi (M2).
Kolom 5: Diisi dengan kelas tanah kas Desa (SI, DI, dan sebagainya).
Kolom 6: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang perolehannya dibeli atas biaya Pemerintah Desa.
Kolom 7: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang diperoleh dari bantuan Pemerintah.
Kolom 8: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang diperoleh dari bantuan Pemerintah Provinsi.
Kolom 9: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang diperoleh dari bantuan Pemerintah Kabupaten/Kota.
Kolom 10: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang diperoleh dari bantuan lainnya.
Kolom 11: Diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun perolehan tanah kas Desa.
Kolom 12: Diisi dengan luas tanah kas Desa untuk jenis sawah.
Kolom 13: Diisi dengan luas tanah kas Desa untuk jenis tegalan.
Kolom 14: Diisi dengan luas tanah kas Desa untuk jenis kebun.
Kolom 15: Diisi dengan luas tanah kas Desa untuk jenis tambak/kolam.
Kolom 16: Diisi dengan luas tanah kas Desa untuk jenis tanah kering/darat.
Kolom 17: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang sudah ada patok tanda batas.
Kolom 18: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang belum ada patok tanda batas.
Kolom 19: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang sudah ada papan nama.
Kolom 20: Diisi dengan luas tanah kas Desa yang belum ada papan nama.
Kolom 21: Diisi dengan nama lokasi tanah kas Desa.
Kolom 22: Diisi sesuai peruntukan/pemanfaatan tanah kas Desa.
Kolom 23 Diisi setiap terjadi mutasi tanah kas Desa.
Kolom 24: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu
A.6 Buku Tanah di Desa
 |
| Format Buku Tanah Di Desa |
Cara Pengisian Format Buku Tanah Di Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan jumlah tanah di Desa
Kolom 2: Diisi dengan nama pemilik/pemegang hak atas tanah
Kolom 3: Diisi dengan luas tanah dalam meter persegi (m2)
Kolom 4: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Milik
Kolom 5: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Guna Bangunan
Kolom 6: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Pakai
Kolom 7: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Guna Usaha
Kolom 8: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Pengelolaan
Kolom 9: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Milik Adat
Kolom 10: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Hak Verponding Indonesia (milik pribumi)
Kolom 11: Diisi dengan luas tanah yang bersertifikat dengan status sebagai Tanah Negara
Kolom 12: Diisi dengan luas tanah non pertanian yang penggunaannya untuk perumahan
Kolom 13: Diisi dengan luas tanah non pertanian yang penggunaannya untuk perdagangan dan jasa
Kolom 14: Diisi dengan luas tanah non pertanian yang penggunaannya untuk perkantoran
Kolom 15: Diisi dengan luas tanah non pertanian yang penggunaannya untuk usaha industri
Kolom 16: Diisi dengan luas tanah non pertanian yang penggunaannya untuk fasilitas umum
Kolom 17: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk sawah baik yang beririgasi maupun non irigasi
Kolom 18: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk tegalan
Kolom 19: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk perkebunan
Kolom 20: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk peternakan/perikanan
Kolom 21: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk hutan belukar yang dapat dibuka usaha pertanian
Kolom 22: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk hutan lebat/lindung sebagai sumber air dan kelestarian alam
Kolom 23: Diisi setiap terjadi mutasi tanah di desa
Kolom 24: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk tanah kosong yang ditelantarkan
Kolom 25: Diisi dengan luas tanah pertanian yang penggunaannya untuk lain-lain
Kolom 26: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu
A.7 Buku Agenda
 |
| Format Buku Agenda |
Cara Pengisian Format Buku Agenda
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan urutan surat masuk dan keluar
Kolom 2: Diisi dengan tanggal diterimanya surat atau tanggal pengiriman surat
Kolom 3: Diisi dengan nomor surat masuk
Kolom 4: Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun surat masuk
Kolom 5: Diisi dengan nama instansi pengirim surat masuk
Kolom 6: Diisi dengan perihal surat masuk
Kolom 7: Diisi dengan nomor surat keluar
Kolom 8: Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun surat keluar
Kolom 9: Diisi dengan nama instansi yang dituju
Kolom 10: Diisi dengan perihal surat keluar
Kolam 11: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu
A.8 Buku Ekspedisi
 |
| Format Buku Ekspedisi |
Cara Pengisian Format Buku Ekspedisi
Kolom 1: Diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan surat yang dikirim
Kolom 2: Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun surat dikirim
Kolom 3: Diisi dengan tanggal, bulan, tahun dan nomor surat dikirim
Kolom 4: Diisi dengan perihal surat yang dikirim
Kolom 5: Diisi dengan nama pihak yang dituju
Kolom 6: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu
A.9 Buku Lembaran Desa dan Buku Berita Desa
 |
| Format Buku Lembaran Desa dan Berita Desa |
Cara Pengisian Format Buku Lembaran Desa dan Berita Desa
Kolom 1: Diisi dengan nomor urut pencatatan lembaran Desa dan Berita Desa
Kolom 2 Diisi dengan jenis peraturan di Desa (Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa
Kolom 3: Diisi dengan nomor, tanggal, bulan dan tahun di tetapkannya Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa
Kolom 4: Diisi dengan materi Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa
Kolom 5: Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun, diundangkannya Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa
Kolom 6: Diisi dengan nomor, diundangkannya Peraturan Desa, Peraturan Bersama atau Peraturan Kepala Desa
Kolom 7: Diisi dengan catatan-catatan lain yang dianggap perlu
Administrasi Desa Lainnya
Selain Buku Administrasi Desa sebagaimana di atur Permendagri, Bupati/ Walikota mengatur lebih lanjut pelaksanaan Administrasi Pemerintahan Desa dan Administrasi Desa lainnya sesuai kebutuhan